Publikacje
„Dlaczego nie?” Kilka słów o informacji zwrotnej dla kandydatów
2026-07-09
„Dlaczego nie?” Kilka słów o informacji zwrotnej dla kandydatów
Informacja zwrotna dla kandydatów: po co, czy trzeba, czy warto? Ten temat od dawna chodził mi po głowie, natomiast impulsem, żeby napisać o nim teraz stały się słowa jednego z menedżerów: „Nie widzę potrzeby, żeby powiedzieć kandydatowi, dlaczego nie został wybrany”. Czy brak potrzeby po stronie rekrutującego oznacza automatycznie, że nie ma jej również kandydat? Czy osoba, która wzięła udział w procesie rekrutacji nie ma prawa wiedzieć, dlaczego nie otrzymała oferty? W tym felietonie rzecz będzie o tym, czy warto mówić kandydatom „dlaczego nie?”
Nie mierz innych swoją miarką
W poradnikach i artykułach poświęconych informacji zwrotnej nie brakuje wskazówek dotyczących tego, jak udzielać feedbacku kandydatom. Zamiast jednak powielać teorię, chcę podzielić się własną perspektywą – opartą na doświadczeniu i wielu przeprowadzonych rozmowach rekrutacyjnych. Dlaczego osoby prowadzące rekrutacje nie przekazują informacji zwrotnej? Najprostsza odpowiedź brzmi: ponieważ to wcale nie jest łatwe. A gdy przyjrzymy się temu bliżej, okazuje się, że powodów jest znacznie więcej. Oto te, które – z mojego doświadczenia – najczęściej pojawiają się po stronie osób rekrutujących.
- Nie wiedzą co i jak powiedzieć. Nawet jeśli rekruter lub menedżer ma za sobą szkolenia i zna zasady udzielania informacji zwrotnej, teoria to jedno, a praktyka drugie. Każda rozmowa dotyczy konkretnej osoby, konkretnej sytuacji i konkretnych emocji. Nie istnieje uniwersalny scenariusz, który zadziała zawsze. Dlatego wielu rekruterów odkłada feedback na później… aż w końcu nie udziela go wcale. W dalszej części felietonu przedstawię moje podejście do tego zagadnienia.
- Boją się podjąć ryzyko. Każda decyzja rekrutacyjna jest obarczona większym lub mniejszym ryzykiem. Nigdy nie mamy stuprocentowej pewności, że wybrana osoba okaże się najlepszym pracownikiem, „że to tylko ten, właśnie ten”, nawiązując do słów piosenki. Podobnie jak nie możemy z pełnym przekonaniem stwierdzić, że kandydat odrzucony na pewno by się nie sprawdził. Decyzja rekrutacyjna to również ryzyko biznesowe i finansowe – zatrudnienie, wdrożenie, szkolenia czy zmieniające się potrzeby firmy.
- Nie chcą mierzyć się z emocjami kandydatów. Nie czarujmy się, to nie są miłe rozmowy. Czasem decyzje opierają się na twardych kompetencjach. Trudniej jest jednak wtedy, gdy w grę wchodzą kwestie „miękkie” – styl funkcjonowania, sposób bycia czy po prostu brak nici porozumienia. Nie każdy kandydat przyjmuje feedback ze zrozumieniem i pokorą. Reakcje mogą być różne: rozczarowanie, żal, a czasem nawet złość. To właśnie tych niedobrych emocji się boimy. I właśnie tej konfrontacji wiele osób zwyczajnie woli uniknąć.
- Zakładają, że kandydat nie potrzebuje feedbacku. Rekrutujący patrzą przez swój pryzmat: „ja nie czuję takiej potrzeby”. To jedna z najczęstszych pułapek. Zawsze powtarzam: nie mierz innych swoją miarką. Nie patrz na kogoś wyłącznie przez pryzmat tego, czego ty byś chciał i czego ty potrzebujesz. Każdy kandydat ma inne potrzeby, doświadczenia i oczekiwania. Dla jednej osoby brak feedbacku będzie drobiazgiem, dla innej – źródłem frustracji i poczucia, że jej czas oraz zaangażowanie nie zostały uszanowane.
- Są przekonani, że brak odpowiedzi jest wystarczającym sygnałem. Rzeczywiście – milczenie także potrafi być odpowiedzią. Warto jednak zastanowić się, czy informacja zwrotna jest jedynie kwestią uprzejmości, czy może jednym z fundamentów profesjonalizmu i dojrzałych relacji zawodowych.
Jak więc udzielić informacji zwrotnej, aby nie brzmiała sztampowo, a jednocześnie była wartościowa? Moim zdaniem warto kierować się prostą zasadą: krótko, konkretnie i po ludzku.
- Krótko. To naprawdę nie musi być wykład ani kilkunastominutowy monolog. Wystarczy kilka zdań, które w prosty sposób wyjaśnią kandydatowi, dlaczego nie otrzymał oferty.
- Konkretnie. Informacja zwrotna ma dawać odpowiedź, a nie pozostawiać jeszcze więcej pytań. Zamiast ogólników typu: „Wybraliśmy lepiej dopasowanego kandydata”, warto wskazać konkretny powód decyzji. Tylko wtedy feedback ma wartość.
- Bez pustych frazesów. Kandydaci bez trudu rozpoznają komunikaty, które brzmią jak firmowy szablon albo korporacyjny slogan. Takie formułki nie wnoszą żadnej wartości i często frustrują bardziej niż brak informacji zwrotnej.
- Z empatią. Po drugiej stronie jest człowiek, który poświęcił czas na przygotowanie się do procesu rekrutacyjnego i miał nadzieję na pozytywny finał. Nawet jeśli decyzja jest odmowna, sposób jej przekazania ma znaczenie.
- Po ludzku. Nie trzeba posługiwać się skomplikowanym językiem ani HR-owym żargonem. Jasny komunikat, szczerość i szacunek wobec drugiej osoby sprawdzają się najlepiej.
Cliffhanger w rekrutacji
W rekrutacji brak informacji zwrotnej jest jak cliffhanger w serialu, filmie albo książce – akcja urywa się w najbardziej napiętym, najciekawszym momencie, a człowiek ciągle się zastanawia, co właściwie się wydarzyło. W kontekście feedbacku chodzi o to, że brak odpowiedzi po rekrutacji zostawia kandydata w stanie niepewności.
Samo słowo cliffhanger pochodzi od angielskiego określenia oznaczającego dosłownie „wiszącego na klifie”, wiszącego nad przepaścią. Wyobraź sobie więc następnym razem – jako rekruter lub pracodawca – że osoba, której nie przekazujesz informacji zwrotnej, właśnie symbolicznie „wisi na klifie”, czekając na zakończenie swojej historii. Może to mocne porównanie, ale dobrze pokazuje, jak duże znaczenie może mieć kilka zdań informacji zwrotnej i jak ważne jest to dla kandydatów.
Dlaczego warto udzielać informacji zwrotnej?
- Bo budujesz wizerunek swój i firmy jako profesjonalistów.
- Bo pozostawiasz kandydata z poczuciem, że został potraktowany z szacunkiem.
- Bo nigdy nie wiesz, kiedy i w jakiej roli ponownie spotkasz tę osobę.
- Bo ta osoba może w przyszłości zostać Twoim klientem, partnerem biznesowym lub polecić Twoją firmę innym. Sposób, w jaki została potraktowana podczas rekrutacji, może mieć wpływ na jej decyzje.
Dla kandydata informacja zwrotna to zamknięcie pewnego etapu, a dla pracodawcy – niewielki wysiłek, który buduje dobrą markę pracodawcy. Warto więc pamiętać, że najgorszy feedback to jego brak.
Co jest lepszego od tytułu baroneta?
Wpływowy brytyjski polityk wciąż nie dawał spokoju Disraelemu (dwukrotnemu premierowi Wielkiej Brytanii), prosząc go o tytuł baroneta. Premier zdołał odmówić mu, nie raniąc jednocześnie jego uczuć. Rzekł: „Przykro mi, lecz nie mogę ci nadać tytułu baroneta, ale za to mogę ci dać coś lepszego – możesz opowiadać swym przyjaciołom, że zaproponowałem ci tę godność, a ty mi odmówiłeś” (Modlitwa Żaby, Anthony de Mello SJ).
Autorka: Dorota Binasiak Ekspert ds. Rekrutacji, Akredytowany konsultant metody Insights Discovery