Publikacje
Pisz do mnie na Berdyczów, czyli o odpowiedzi na korespondencję biznesową
2024-01-29
W ostatnim felietonie pisałam o znaczeniu czasu w procesie rekrutacyjnym. W tym kontynuuję temat czasu w kontekście szybkości odpowiedzi na korespondencję biznesową. Dziennie wysyła się ok. 40 miliardów e-maili (dane sprzed kilku lat), które są główną formą korespondencji służbowej. Jak szybko odpowiadasz na e-maile? Jaki powinien być czas odpowiedzi, żeby świadczył o Twojej sumienności i szacunku do nadawcy? I o co chodzi z tym Berdyczowem?
Berdyczów
W jednej z firm, w których pracowałam koleżanka z pracy w sytuacjach, kiedy pisała e-maila, a ktoś na niego nie odpowiadał używała zwrotu „pisać na Berdyczów”. Była to oznaka, że adresat e-maila raczej na niego nie odpowie. Znałam znaczenie tego określenia, natomiast na potrzeby felietonu postanowiłam zgłębić jego historię.
Miasto Berdyczów to bohater powiedzenia o niechcianym kontakcie. Pierwotnie Berdyczów zupełnie odmiennie niż teraz był oznaką, że wysłana korespondencja na pewno dotrze do adresata, bo miasto słynęło ze znakomitej poczty. W Berdyczowie odbywały się jarmarki, na które przyjeżdżali kupcy z innych części kraju. Ponieważ bywali tam często, niektórzy z nich założyli swoje skrzynki pocztowe. Gdy ktoś nie mógł skontaktować się z adresatem lub nie znał jego stałego adresu, wystarczyło, że napisał „na Berdyczów” i było pewne, że wiadomość dotrze.
Współcześnie określenie to zupełnie zmieniło swoje znaczenie i nie dotyczy pisania listów, a raczej e-maili. „Pisać do kogoś na Berdyczów” jest synonimem żartobliwego określenia, że możesz do mnie pisać, ale i tak Ci nie odpiszę. To tak jak z tym powiedzeniem o Radomiu (lub każdej innej miejscowości). Kiedy przyjedziesz? Jak wrócę z Radomia. A kiedy jedziesz? Nie wybieram się 😉 I szukaj wiatru w polu, czyli do zobaczenia nigdy.
E jak e-maile i e jak emocje
„Jak struna gitary gdzieś zagra w oddali, a potem umilknie, choć drga - tak serce moje z początku się żali, a potem umilknie, choć łka”. Cytuję tę rymowankę z pamiętnika z dzieciństwa, żeby trochę przerysować sytuację, w której ktoś czeka na odpowiedź, ponawia prośbę, ale finalnie jej nie dostaje albo dostaje ją po długim czasie. Adresat e-maila serwuje nam musztardę po obiedzie.
Czytaniu służbowych e-maili towarzyszą emocje: radość, rozbawienie, złość, irytacja, zdenerwowanie. Kto z nas nie zna tego uczucia kiedy czekamy na odpowiedź, a ta nie nadchodzi. Brak reakcji może być odebrany jako lekceważenie nadawcy, nawet jeśli nie masz takiej intencji. Pomyśl o tym następnym razem, gdy nie odpowiesz na e-maila…
Znam i taki „przypadek” z życia wzięty, kiedy ktoś usuwał ze swojej skrzynki niewygodne e-maile (🙊). Mniej hardcorowy przykład to kasowanie e-maili po urlopie powodowane założeniem, że sprawa w ciągu 2 czy 3 tygodni się przeterminowała.
Efekt Zeigarnik
Badaczka Bluma Zeigarnik podczas pobytu w restauracji obserwowała kelnerów, którzy nie mieli żadnego problemu z zapamiętaniem zamówień do momentu aż klient zapłacił i wyszedł. Kelnerzy bardzo szybko wyrzucali z pamięci zrealizowane zamówienia. To psychologiczne zjawisko, które opisała Zeigarnik.
Jest to związane z działaniem naszej pamięci krótkotrwałej, która ma ograniczoną pojemność. Kiedy zadanie jest niedokończone, dane nie mogą zostać usunięte z pamięci krótkotrwałej i przeniesione do pamięci długotrwałej, żeby zrobić miejsce nowym danym i zadaniom. Niedokończone zadania stają się motywatorem do zakończenia spraw. Czekamy na odpowiedź na e-maila ponieważ zwykle jest on częścią jakiegoś zadania, które chcemy dokończyć. Zjawisko Zeigarnik może tłumaczyć potrzebę uzyskania odpowiedzi na e-maila.
24 godziny
Na wiadomości, które otrzymaliśmy dobrze jest odpowiadać bez zbędnej zwłoki, możliwie szybko, najlepiej tego samego dnia, a najpóźniej w ciągu 24 godzin. To pokazuje, że jesteś sumienny, zorganizowany i niezawodny, ale także, że Twoje cechy to grzeczność i kultura osobista. Krótka, nawet zdawkowa odpowiedź jest lepsza niż żadna. Lepiej napisać: odpowiem jutro, pojutrze, bo mam dużo zadań niż nabrać wody w usta i udawać, że e-mail nie dotarł.
Czas odpowiedzi na zaproszenie na spotkanie rekrutacyjne
Zasady w przypadku czasu odpowiedzi na zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną są takie same. Jeśli wysyłam e-maila do kandydata i nie otrzymuję odpowiedzi w tym samym dniu lub dnia następnego, to przypuszczam, że kandydat nie zajrzał do skrzynki e-mailowej. Jeśli odpowie na 5 minut przed umówionym terminem spotkania, to raczej nie zajrzał do treści oferty pracy czy na stronę, żeby zapoznać się z profilem firmy (te informacje umieszczam w zaproszeniu). Pamiętajmy, że nie tylko to, co robimy, ale i to, czego nie robimy może o nas wiele powiedzieć.
Wszędzie dobrze, ale najlepiej w porządku
Przed seansem nowego kinowego filmu z Mickiewiczem w tytule, Dawid Ogrodnik mówi: „wszędzie dobrze, ale najlepiej w porządku”. Tak, najlepiej być w porządku i odpowiadać na korespondencję służbową zgodnie z zasadami, które nią rządzą. Wtedy obie strony mają komfort i czują, że są partnerami w biznesie.
PS Mam swoje „ulubione” odpowiedzi na e-maile. To te, w których zadaję np. trzy pytania, a otrzymuję odpowiedź tylko na jedno z nich. To tak, jakbyś przygotowując jakąś potrawę, np. naleśniki dodał tylko jeden składnik zamiast mleka, jajek i mąki 😊
Czytaj także felieton Ja jestem Pan Tik-Tak, ten zegar to mój znak. O znaczeniu czasu w procesie rekrutacji
Autor: Dorota Binasiak Ekspert ds. Rekrutacji